FUNCIONES

FUNCIONES

1.    Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las condiciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nación de Colombia.

2.     Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.

3.    Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.

4.    Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y usos de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de correspondencia.

5.    Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo requieran.

6.    Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.

7.    Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.

8.    Atender con prioridad los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar información sobre el trámite de su requerimiento.