jueves, 19 de abril de 2012
CULTURA ORGANIZACIONAL
VISIÓN
Convertirnos en la mejor y más eficiente empresa Constructora, liderando el mercado por medio de la responsabilidad, y eficiencia, cumpliendo a tiempo con todos y cada uno de los trabajos encomendados, lograr que todo nuestro personal se sienta motivado y orgulloso de pertenecer a nuestra organización, fomentando el control y la calidad en el servicio, buscando siempre dar más de sí mismos y con esto lograr la satisfacción del cliente. Respetando las normas para la conservación del medio ambiente.
MISIÓN
Proporcionar a nuestros clientes servicios de construcción con calidad superando sus expectativas usando la mejor tecnología, materiales, con nuestro personal altamente calificado.
OBJETIVOS
- Satisfacer los requerimientos y necesidades de los clientes.
- Prestar servicios eficientes y de alta calidad.
- Mantener control en los procesos de la organización con el fin de mejorarlos.
- Cumplir planes que permitan desarrollar al personal.
- Mantener satisfechos nuestros clientes.
- Mejorar sus procesos, suministrando al cliente.
VALORES CORPORATIVOS
- Organización orientada al cliente.
- Gente con calidad y continuo desarrollo.
- Responsabilidad con la comunidad y el medio ambiente.
- Ética y honestidad.
- Calidad en productos y servicios.
- Innovación tecnológica.
- Organización abierta al mundo.
miércoles, 18 de abril de 2012
MISIÓN DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
MISIÓN
El compromiso de las unidades de
correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de
las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios,
marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos
institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y
transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.
FUNCIONES
FUNCIONES
1.
Adoptar proyectos y
programas para administrar adecuadamente las condiciones oficiales, el servicio
de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión,
funciones y programas de la entidad, con sujeción a las pautas y principios
establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General
de la Nación de Colombia.
2.
Recibir, radicar, registrar, conservar,
distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones
oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla
dentro de la debida reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
3.
Guardar estricta reserva
sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de
su competencia.
4.
Proponer métodos,
procedimientos y propender por la incorporación y usos de nuevas tecnologías,
que permitan modernizar y agilizar los procesos de las unidades de
correspondencia.
5.
Prestar asesoría en materia
de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias que lo
requieran.
6.
Informar con oportunidad a
las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar
respuesta a los tramites y solicitudes prestados por los ciudadanos.
7.
Radicar y tramitar las
comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
8.
Atender con prioridad los
menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de
correspondencia con el fin de entregar y radicar comunicaciones y solicitar
información sobre el trámite de su requerimiento.
HORARIO
HORARIO DE ATENCION AL CLIENTE
DE LUNES A VIERNES
7:00 AM A 12:00 Y DE 14:00 A 19:00
SABADOS Y DOMINGOS
8:00 A 12:00
SERVICIOS DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA PRESTAN LOS SIGUIENTES
SERVICIOS:
- Atención al cliente.
- Radicación y distribución de comunicaciones (enviadas y producidas).
- Radicación de documentos normativos.
- Organización y archivo de documento.
- Prestación de servicio de información y consulta.
- Préstamo de documentos
CRITERIOS
CRITERIO PARA EL REGISTRO Y LA RADICACION DE COMUNICACIONES
OFICIALES
Las
unidades de correspondencia, deberán adoptar sistemas de organización y control,
manuales o automatizados que permitan la adecuada administración de las
comunicaciones oficiales; contaran con un aplicativo, equipos mobiliarios y de mas
elementos, como también elaboraran las planillas, formatos y controles, que
permitan certificar la recepción y envió de los documentos por parte de los
funcionarios competentes.
A. El
registro de las comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en su sistema manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre
de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s)
Dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario
responsable del tramite, Anexos y tiempos de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
B. La
radicación de comunicaciones oficiales es el procedimiento por medio del cual,
las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envió, con el
propósito de oficializar su tramite y cumplir por los términos de vencimiento
que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento:
Para
el registro y radicación de las comunicaciones oficiales se sugiere seguir los
siguientes criterios:
1.
Las unidades de correspondencia deberán
recibir únicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad y verificar
su competencia, en caso que no sean para la entidad deberán ser devueltas al
respectivo destinatario.
2.
Las comunicaciones que recibe la entidad se
someterán a un proceso de selección antes de legalizar su recibimiento, con fecha,
hora, firma o sello, para determinar si son de carácter oficial o personal, o
si amerita su registro radicación, igualmente
se tendrá especial cuidado de confrontar si la información que se
recibe, esta completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de
conservación.
3.
Las comunicaciones de carácter privado o
también llamadas correspondencia, no deberán abrirse y estarán plenamente identificadas
con mensaje como confidencial, estrictamente personal y otras similares. Cada
entidad podrá establecer sus propios mecanismos de recibo, entrega y control de
la correspondencia personal; las demás comunicaciones se abrirán y luego de ser seleccionadas, se registraran
y radicaran.
4.
Las publicaciones libros, revistas, folletos
y demás documentos de carácter meramente
informativo como plegables, publicidad, no deberán radicarse y por tanto, las
entidades podrán diseñar los controles necesarios.
5.
El registro y radicación de las
comunicaciones oficiales debe hacerse en forma permanente, estableciendo horarios de reparto y distribución. sin
embargo se debe atender el carácter de prioridad y urgencia que revista la
comunicación, en tal caso deberá entregarse de inmediato. posterior al registro
y radicación, se realizara el reparto y distribución de las comunicaciones para
lo cual se diseñaran controles que identifiquen claramente la comunicación:
numero de radicación, nombre del remitente, asunto, fecha, y horario de recibido,
dependencia a la cual se direcciona el documento y espacio para firma del
funcionario que recibe.
6.
Para el envío de comunicaciones oficiales
además de registrarlas y radicarlas se deberá tener en cuenta los
procedimientos establecidos por las entidades para producción documental, la
imagen corporativa, además, las formas de distribución como tradicional,
mensajería, fax, correo electrónico entre otros
PRECAUCIONES
PRECAUCIONES PARA EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA
En
tiempos en que se diversifican las modalidades del terrorismo, es necesario
conocer que las unidades de correspondencias son unos de los medios elegidos
por individuos que quieren causar daños a distancias a otras personas. Por tanto, es importante que los funcionarios que
elaboran en esta área, conozcan algunas
recomendaciones para prevenir atentados y para que no pongan en riesgo la
integridad personal.
Identifique sobres o paquetes sospechosos
Estos
son:
·
Sobres o paquetes cuyo peso
es excesivos
·
Sobres o paquetes sin
remitente
·
Paquetes sucios, manchados o
con olores extraños
·
Exceso de avisos o de sellos
postales
·
Palabras restrictivas
·
Paquetes amarrados con
cables o presencias de cables
En
caso de encontrarse estos o otros indicios que advierta la posibilidad de que
exista artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe tomar la precaución
necesaria como por ejemplo: aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su
procedencia, no abrirlo y llamar a los expertos en explosivos o a los
organismos de seguridad competente.
PROCEDIMIENTO
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
PASÓ A PASO PARA RECIBIR UNA CARTA
1.
Recepción
2.
Identifico si es
sobre sospechoso.
3.
Verificar datos
“sobre”.
4.
Abrir el sobre
5.
Leer- verificar datos
carta (contenido, anexos y copias).
6.
Radicar el documento
(zona 3) debe llevar numero consecutivo, fecha, hora, anexos, folio, recibido )
7.
Registrar en la
planilla de comunicaciones recibidas.
8.
Distribuir
CORRESPONDENCIA ENVIADA
PASÓ A PASO PARA ENVIAR UNA CARTA
1.
Recoger maleta de
correspondencia si hay mensajero interno y/o funcionario hace entrega de las
comunicaciones enviadas
2.
Recepción
3.
Verificar la elaboración y
contenido del documento.
ü Que
tenga buena presentación.
ü Cero
errores.
ü Ortografía.
ü El
modelo asignado de la carta
ü Tamaño
y tipo de letra.
ü Firma
ü Anexos
un original y dos copias.
4.
Asignar el número de radicación
consecutivo.
5.
Colocar fecha.
6.
Colocar los datos del punto
4 y 5 (opcional).
7.
Registro en la planilla de
comunicaciones enviadas.
8.
Deshojar la carta
9.
Embalaje.
10. Distribuir
(mensajero interno o empresa correo).
martes, 17 de abril de 2012
GLOSARIO
APLICATIVO: Aunque se suele
utilizar indistintamente como sinónimo genérico de “programa” es necesario
subrayar que se trata de un tipo de programa específicamente dedicado al
proceso de una función concreta dentro de una entidad o empresa.
ARCHIVO ELECTRONICO: es
el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente
siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión.
COMUNICACIONES OFICIALES: son
todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una entidad, independientemente del medio utilizado.
CORRESPONDENCIA: son
todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites
para las instituciones.
DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO: es
el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicadas por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital ; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
DOCUMENTO ORIGINAL: es
la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO PUBLICO:
es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o intervención o con su intervención.
RADICACION DE
COMUNICACIONES OFICIALES: el es procedimiento por
medio del cual, las entidades asignan un numero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envió, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimientos que establezcan la ley. Estos términos, se empiezas a
contar a partir del día siguiente de radicado del documento.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia
todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y /o entidad remitente o destinataria, nombre o código de
la ( s) Dependencia (s) competente (s)
Numero de radicación, Nombre del funcionario responsable del tramite anexos y
tiempos de repuesta (si lo amerita) , entre otros.
SERIE DOCUMENTAL: conjunto
de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listados
de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales
o especificas de acuerdo con la cobertura de las mismas. La generales se
refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las
específicas hacen referencias a documentos características de cada organismo.
BIBLIOGRAFIA
CASA DE BARRAN, Alicia. Gestión
de documentos en países de ibero América y el Caribe. Uruguay: universidad de
la república, 2000.
GARCIA SALAZAR, María Clemencia, “la
conservación preventiva de los documentos desde la oficina de correspondencia y
los archivos de gestión”: Memoria del
primer seminario sobre la administración de la correspondencia como
parte de la gestión documental, Bogotá: 2001.
GIRALDO LOPEZ, José Alberto. “Legislación
aplicada a la administración de la correspondencia”: Memoria del primer
seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la gestión documental, Bogotá 25-27 de julio de
2001.
IBIRICO. “Orígenes del
correo. En”: AMAE N°1(OCT.1995). E-Mail: teo.Veras@ codetel.net.do.
INFANTE, Germán. “sistema
de seguridad para el manejo (envio y recibo) de
correspondencia”: Memoria del primer seminario sobre la administración
de la correspondencia como parte de la
gestión documental, Bogotá: AGN Colombia, 2001.
MELO CASTRO, Alexander. “presentación
de las pautas para la administración de la correspondencia”: Memoria del primer
seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la gestión documental, Bogotá: AGN Colombia,
2001.
PARADA ARIAS, Hernán Oswaldo. “Terminología
básica aplicada a la administración de la correspondencia”: Memoria del primer
seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de la gestión documental, Bogotá: AGN Colombia, 2001.
PARRA ACOSTA, Julio Alberto, “ la
correspondencia como parte integral del programa de gestión documental”:
Memoria del primer seminario sobre la administración de la correspondencia como
parte de la gestión documental, Bogotá:
AGN Colombia, 2001.
TRIANA TORRES, Jorge William. “terminología
básica de correspondencia, aplicada a las nuevas tecnologías”: Memoria del
primer seminario sobre la administración de la correspondencia como parte de
la gestión documental, Bogotá: AGN
Colombia, 2001.
VASQUEZ, Manuel “Introducción
a la archivología”: guía de estudio. Santa fe de Bogotá: AGN, 1997.
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